Copilot у Outlook
Написання листів, резюмування потоків, планування зустрічей та швидкі відповіді
Outlook + Copilot: ефективна пошта
Електронна пошта — це інструмент, з яким працівники НАІС проводять значну частину робочого дня. Copilot в Outlook допомагає писати листи швидше, читати менше (через резюме) та відповідати точніше.
Написання нового листа
Ефективні промпти для написання листів
Кому + Про що + Тон + Ключові пункти + Дія від отримувача
Приклад базового промпту:
Напиши офіційний лист начальнику управління з проханням виділити
додаткового працівника для проєкту міграції бази даних. Вкажи: проєкт
відстає від графіка на 2 тижні, поточне навантаження команди 120%,
потрібен спеціаліст з досвідом роботи з PostgreSQL на 3 місяці.
Приклад з вказаним тоном:
Напиши дружній, але професійний лист колезі з іншого відділу.
Подякуй за надані дані, повідом що аналіз завершено, та попроси
уточнити дані за грудень — здається, є розбіжності у сумах.
Лист має бути коротким — до 5 речень.
Резюме довгих ланцюжків
Коли ви відкриваєте ланцюжок з 15-20 листами, на верхній частині з'являється кнопка "Summary by Copilot". Одне натискання — і ви отримуєте стислий виклад всієї переписки.
Промпти для резюмування:
| Промпт | Результат |
|---|---|
| Натисніть "Summary by Copilot" | Автоматичне резюме всього ланцюжка |
| "Які рішення були прийняті в цьому ланцюжку?" | Фокус на прийнятих рішеннях |
| "Що від мене очікується за результатами цієї переписки?" | Ваші action items |
| "Підсумуй позицію [Ім'я] у цій дискусії" | Точка зору конкретної людини |
| "Які питання ще не вирішені?" | Відкриті питання |
За даними Microsoft, працівники витрачають в середньому 8 годин на тиждень на електронну пошту. Резюмування ланцюжків може заощадити до 30 хвилин щодня — це 2.5 години на тиждень!
Швидкі відповіді
Коли ви натискаєте Reply, Copilot пропонує варіанти швидкої відповіді. Ви також можете описати суть відповіді:
Відповідь на цей лист: погоджуюсь з пропозицією, але прошу перенести
дедлайн з п'ятниці на наступний вівторок, бо у п'ятницю заплановано
технічне обслуговування серверів. Тон — стислий і діловий.
Зміна тону листа
Написали чернетку, але тон не той? Copilot може адаптувати:
- "Зроби більш формальним" — для офіційних листів
- "Зроби стисліше" — видалити зайве, залишити суть
- "Зроби м'якшим" — пом'якшити категоричні формулювання
- "Зроби впевненішим" — додати авторитетності
Copilot може змінити смисл при зміні тону. Завжди перечитуйте лист перед відправкою. Особливо зверніть увагу на:
- Чи не з'явились зайві обіцянки?
- Чи не змінився зміст прохання?
- Чи правильно вказані імена, дати, суми?
Coaching — поради з покращення
Copilot може виступити як редактор вашого листа. Після написання чернетки:
Оціни цей лист: чи зрозуміло основне прохання? Чи є зайві абзаци?
Чи відповідає тон діловому листуванню? Дай 3 конкретні рекомендації
для покращення.
Напишіть лист та покращіть його
Створіть лист в Outlook за допомогою Copilot, потім попросіть його ж оцінити та покращити:
Яка функція Copilot в Outlook найбільше економить час?
Що потрібно ЗАВЖДИ робити перед відправкою листа, написаного Copilot?
Повний огляд функцій електронної пошти з AI-помічником